Folha de Pagamento
Sabemos da importância de uma folha de pagamento, pois além de envolver processos legais para empresas que contratam seus funcionários pelo regime da CLT, Consolidação das Leis do Trabalho, é um dos fatores fundamentais para o bom andamento da empresa. Para o fechamento de uma folha é necessário processos, legislação e variáveis que o profissional de Recursos Humanos precisa cumprir e avaliar.
Todas as informações acerca da remuneração que o funcionário de uma empresa recebe estão inclusas na folha de pagamento. A folha é um documento de obrigatoriedade da empresa conforme os artigos:464 e 225 do Decreto 3048/1999. Não há um modelo oficial, e pode ser elaborada de acordo com a necessidade de cada empresa, sob a condição de que todas as informações legais previstas estejam documentadas, cumprindo uma função operacional, contábil e fiscal.
Ter uma gestão de folha de pagamento é essencial para uma empresa contudo, existe a sua complexidade, e quando não processada corretamente poderá ser capaz de resultar em ações trabalhistas, essa gestão pode ser considerada como um desafio para os empresários e para o setor de RH.
Para evitar que a sua empresa sofra com contratempos relacionados à folha de pagamento, montamos essa lista com 10 dicas para fazer o gerenciamento da folha
1. Cumpra com todas as informações obrigatórias
Conforme já falamos no início da matéria, o documento não exige um padrão, contudo fique atendo às informações obrigatórias, que são:
2. Tenha uma conta bancária definida
Com uma conta bancária única para efetuar os pagamentos é possível identificar com maior facilidade os tipos de despesas e realizar análise de fluxo de caixa. Com esse controle o processo de comprovação de informações torna-se mais rápido, caso a empresa passe por alguma fiscalização.
3. Automatize a atividade
O mundo está ficando cada vez mais tecnológico, as indústrias estão em uma corrida pela busca do cenário 4.0 e as empresas estão automatizando processos manuais e repetitivos para se dedicarem em melhorias voltadas para o negócio. A tecnologia é uma grande aliada para diversos processos e não seria diferente em setores como Departamento Pessoal e Recursos Humanos.
Saiba como automatizar o seu Departamento Pessoal.
4. Realize um planejamento de gastos
Conheça e acompanhe as despesas relacionadas à gestão de pessoa, analise e faça um planejamento para cada uma delas. Para que isso ocorra, faça a projeção de gastos, como 13º e férias por exemplo, desde o começo do ano, elaborando uma poupança para evitar problemas com o orçamento do negócio — principalmente no caso de haver muitos colaboradores em sua equipe.
5. Seja um aliado da tecnologia
Conforme citado no item 3, a tecnologia está aliada ao crescimento de uma empresa, ter em sua corporação um software de gestão que mantenha a organização dos documentos é primordial para evitar problemas no futuro (a exemplo dos processos trabalhistas), para otimizar o serviço e minimizar os custos.
Saiba mais sobre como implementar a tecnologia no seu Departamento Pessoal.
6. Atente-se às mudanças
É importante estar sempre atento às mudanças que podem ocorrer na folha de pagamento. A empresa estão sempre realizando novas contratações, rescisões de contrato, aumentos salariais e promoções. Fique atendo, também, às mudanças da legislação.
7. Programe a entrega dos holerites
A entrega desse demonstrativo deve ser feita mensalmente e é uma obrigação legal da empresa disponibilizá-los aos funcionários. Crie um planejamento e programe as entregas dos holerites para não perder o prazo. Muitos programas possibilitam uma ferramenta online de autoatendimento para os funcionários, facilitando a entrega digital do holerite.
8. Dê atenção aos extras
A empresa não pode ignorar as horas extras dos seus funcionários e é necessário que o caixa da empresa esteja preparado para a companhia cumprir com as suas obrigações.
Crie uma política de pagamento transparente, na qual os funcionários tenham todas as informações sobre a sua folha de pagamento.
9. Tenha cargos e salários estabelecidos
A estrutura de cargos e salários é o que define a posição de cada colaborador no quadro de funcionários, além dos salários, das gratificações, dos benefícios e dos critérios para crescimento profissional na empresa.
10. Descentralize os dados
Deixar todos os dados da folha de pagamento em apenas um computador pode oferecer um risco muito alto para o seu empreendimento. Ter um bom sistema para arquivar esses dados, além de facilitar o acesso, previne que a sua empresa corra o risco de perda de dados e histórico.
Ter uma gestão da folha de pagamento qualificada evita problemas em relação ao descumprimento de obrigações legais e está diretamente relacionada ao reconhecimento dos colaboradores. Salve essas dicas e descomplique esse processo.
